결재권자 중심으로 쓰자

내가 일한 순서가 아니라 결재권자가 알고 싶은 순서로 쓰는 것이 좋다. 업무의 과정에서 ‘내가 어떻게 일을 했는가’는 중요하지 않다. 결재권자가 궁금한 내용을 중심으로 서술해야 한다. 결재권자의 현명한 판단을 이끌어내는 것이 보고서의 목표다. 결재권자를 중심으로 놓고 보고서를 작성하면 보고서의 내용과 구성, 단어, 문장, 표현도 달라진다. 보고자의 이해관계나 주관적 편견을 배제하고 결재권자가 판단과 결정을 하는데 필요한 내용을 사실과 의견으로 구분해 전달한다. 알기 쉬운 일상용어를 사용하며 쉽게 읽히도록 해야 하고 보고서의 서체, 글자 크기, 레이아웃까지 의사결정권자에게 최적화해야 한다.

두 페이지를 넘기지 말자

핵심을 짧게 전달하는 것이 가장 중요하다. 아무리 방대한 내용이라도 1~2 페이지 분량으로 핵심을 요약해 ‘요약전’이나 ‘한 장짜리 보고서(One Page Report, OPR)’로 압축해야 한다. 요약전에 담기지 않은 내용은 첨부자료로 보완한다. 온라인 보고서의 경우 요약전과 첨부자료 간 내용의 상관성에 따라 하이퍼링크를 이용해도 좋다. 이렇게 해야 내용이 명료해져 결재권자가 판단하기 용이하고, 결재권자가 보고서를 읽는 시간을 절약할 수 있다.

용건과 근거, 핵심메시지가 들어가야 한다

분명한 용건(결론, 주장)을 제시해야 한다. 용건이란 이 문서를 통해 전하고자 하는 궁극적 결정이나 최종 판단을 가리킨다. 근거는 용건의 정당성, 타당성을 입증하는 논리, 사실, 통계, 인용 등이다. 보고서의 설득력은 근거로부터 나온다.

두괄식이 좋다

보고서는 두괄식으로 쓰는 것이 좋다. 보고서, 보도자료, 이메일 등 업무용 글쓰기는 반드시 용건(결론, 주장)을 먼저 제시하고 근거를 나중에 서술하는 방식으로 서술해야 한다. 두괄식으로 써야 결재권자의 이해가 빠르고, 글의 군더더기가 사라지며 만약 독자가 글을 끝까지 읽지 않아도 용건이 전달된다.

이제 잘 작성된 보고서를 살펴보자. 아래의 보고서를 보면 결재권자가 알고 싶은 내용이 제목과 개요 상자로 잘 정리돼 있다. 쌀 생산량이 전년 대비 얼마나 줄었는지 구체적 수치를 들어 알려준다. 결재권자가 알고 싶어 하는 내용은 보고서 서두에 밝힌 두괄식 구성이다.

반면 나쁜 보고서에는 다음과 같은 특징이 있다.

1. 결재권자의 이해와 판단을 돕겠다는 태도가 아닌 자신의 능력과 노력을 드러내는 방식으로 표현하고 내용을 전개한다.

2. 문서를 다 읽고 나서야 용건을 만나게 된다. 용건은 제시됐지만, 이유와 근거가 없거나, 이유와 근거만 있고 용건 없는 경우다.

3. 문제의식이 발전하지 못하고 같은 자리를 맴돈다. 쓸데없이 분량만 많다.

4. 결정과 판단을 내리지 않고 사례만 모아놓는다.

글 백승권/ 비즈니스라이팅 전문 강사, 전 청와대 홍보수석실 행정관, , 『보고서의 법칙』 저자