이메일은 비즈니스의 시작이다. 메일을 어떻게 쓰는지에 따라 업무의 양과 질, 소요 시간이 결정된다. 제목부터 본문 작성, 맺음말까지 이메일의 사소한 모든 것이 업무 능력의 지표가 된다는 뜻이다. 직장인의 업무 능력을 수직 향상하게 하는 ‘이메일 잘 쓰는 방법’을 소개한다.

개인 이메일 주소와 비즈니스용 이메일을 반드시 구분하자. 업무용 이메일이라면 회사 도메인을 이용하는 것이 좋다. 아이디를 만들 때는 이름이 즉각 연상되도록 이름을 그대로 쓰거나 이니셜을 쓰자. 만약 이미 사용중이라면 숫자보다는 나의 전문성을 드러내는 단어를 추가할 것을 권한다. 숫자를 사용하면 상대방이 잘못 입력할 가능성이 크다. 같은 이유로 아이디에 기호를 넣을 때는 이름과 성을 구분하는 등 꼭 필요한 부분에 한 번만 사용하는 것이 좋다.

수신인은 이메일을 읽고 반드시 행동을 취해야 하는 사람을 뜻한다. 받는 사람이 명확해야 제목과 본문도 제대로 쓸 수 있다. 다수에게 보내는 공지나 회람이 아니라면 수신인을 최소화하자. 수신인이 많아질수록 메시지의 힘은 약해진다. 회신할 담당자를 받는 사람으로 지정하고, 내용에서도 그 사람 이름을 지칭해 정확히 요청하자.

이메일을 여러 번 주고받거나 달라지는 상황을 모두 파악해야 할 때 참조나 숨은 참조를 활용한다. 참조 필드를 사용할 때는 어떤 사람이 어떤 이유로 참조에 들어갔는지 이메일 스레드(e-mail thread)1)를 시작할 때 밝히는 게 좋다. 그래야 수신자가 발신자에게 답장할 때 실수로 전체 답장을 하지 않는 일을 방지할 수 있다. 내용은 공유하되 그것을 받는 사람의 이메일 주소를 공개하고 싶지 않을 때는 숨은 참조를 이용한다. 참조와 숨은 참조의 가장 큰 차이는 이메일 주소 공개 여부다. 숨은 참조에 있는 메일 주소는 받는 이나 참조된 사람들에게 보이지 않는다.

제목에는 메일 내용의 핵심만 명확하고 간략하게 작성해야 한다. 제목을 명확하게 작성하기 어렵다면 ‘이메일 스레드(e-mail thread) 하나에 주제가 하나’인지 다시 살펴보자. 주제가 하나 이상이라면 두 개의 스레드로 분리하는 것이 좋다. 잘못 쓴 제목의 특징은 용건을 알 수 없다는 것이다. 용건을 명확히 적어야 나중에 내용을 확인하기도 좋고 해당 이메일을 찾기도 용이하다. 아래 예시들을 통해 제목 잘 쓰는 방법을 알아보자.

파일을 첨부하기 전에 본문에 써도 되는 내용이 아닌지 확인하고 꼭 필요한 파일만 가능한 작은 용량으로 첨부하자. 파일이 여러 개라면 ‘프로젝트명_주제_작성한 날짜’와 같이 파일명 규칙을 정할 것을 권한다. 만약 회사 또는 프로젝트에서 정한 규칙이 있다면 반드시 따라야 한다. 파일을 첨부할 때는 본문에 첨부파일에 대해서 언급하는 것이 좋다.

1) 가장 먼저 쓰여진 이메일부터 답장들이 쭉 이어진 리스트를 의미한다.